Få professionel rådgivning til at komme rigtigt i gang. Det gamle ordsprog ”godt begyndt er halvt fuldendt” gælder også, når man skal etablere en bogholderi-/regnskabsfunktion.

Hvem har ansvar for bogføringen?

Tag stilling til, om du ønsker at bruge tid på selv at stå for bogholderiet, eller om dine kernekompetencer kan udnyttes bedre til at udvikle virksomheden. Det kan være en smagssag, om du ønsker at varetage bogholderi i virksomheden eller overlade det til eksternt firma med regnskabsservice.

Vælg bogføringssystem
Hvis du selv vil stå for bogføringen, anbefaler vi, at du vælger et ”rigtigt” bogføringssystem. Det kan være fristende at gå i gang med at bruge regneark til bogføringen, fordi du har det i forvejen og kender lidt til brugen. Vores erfaring er imidlertid, at det meget hurtigt bliver uoverskueligt og samtidig indebærer en høj risiko for fejl. Du kan enten leje eller købe et bogføringssystem, på internettet findes et stort udvalg.

Husk at etablere it-sikkerhed omkring bogføringssystemet.

Udarbejd en kontoplan
Ligegyldigt hvilket bogføringsprogram du bruger, er det kontoplanen, der er grundlaget for en god registrering og rapportering. Kontoplanen har til formål at opdele en virksomheds økonomiske aktiviteter, så de bliver lettere at overskue. Vi anbefaler, at du tager udgangspunkt i en standardkontoplan til virksomhedstypen.  For overskuelighedens skyld bør du dernæst sikre, at kontoplanen tilpasses virksomheden, så der kun er de konti, der er nødvendige.

Tjek kunderne
Ved at indføre systematisk kreditvurdering af  kunderne kan du minimere risikoen for at handle med dårlige betalere eller alternativt nå at forlange forudbetaling og derved undgå tab. Sørg også for, at faktureringen sker så hurtigt som muligt, efter handlen er afsluttet, samt at betalingsbetingelserne er så ”stramme”, som markedssituationen tillader det. Når fakturering er foretaget, er det vigtigt at have en fast procedure for, hvordan der følges op på indbetalinger, og hvad du gør, hvis ikke betalingsfristerne bliver overholdt.

Plej kreditorerne
Ved straks at registrere alle indgående fakturaer i bogholderiet kan du prioritere betalinger og evt. udnytte kontantrabatter, hvis likviditeten tillader det. Med til kreditorpleje hører også at forhandle betalingsbetingelser, herunder opkrævningsgebyrer. Du kan styrke likviditeten, hvis du kan opnå længere kredit hos kreditorerne. Husk også muligheden for, via et kreditorsystem, at overføre betalingerne til et banksystem.

Afstem bogholderiet løbende
Det er nødvendigt at afstemme virksomhedens bogføring – og gerne løbende. Dels er det langt nemmere at finde fejl, når de er ”friske”, og dels kan du undgå ubehagelige overraskelser senere hen. Afstemning betyder, at du kontrollerer:

at regnskabets tal er rigtige

at du har det hele med

at de forskellige poster er placeret rigtigt i regnskabet

Fx  kan du afstemme en kreditor ved at tjekke kontoudtoget fra kreditoren op mod det, der er blevet bogført. Bogholderiet skal stemme med virkeligheden – eksempelvis skal bogholderiets bogføring af bankkontoen stemme med bankens kontoudtog. Afstemning af de likvide konti, typisk kasse og bank, skal finde sted hver gang, der er bogført.

Få styr på driftsbudget og likviditetsbudget
Sørg for at få fastlagt forventningerne til virksomhedens indtjening, omkostninger og pengestrømme for den kommende periode. Et driftsbudget og likviditetsbudget udarbejdes ofte månedsvis for det indeværende år og derefter med større intervaller for følgende år.

Et driftsbudget indeholder indtægter og udgifter baseret på begrundede forventninger til, hvordan det forventes at gå virksomheden. Budgettet bruges internt i virksomheden til at styre efter og eksternt i kommunikation med rådgivere, investorer og pengeinstitutter til at afstemme forventningerne til virksomhedens økonomiske udvikling.

Et likviditetsbudget indeholder en prognose for de forventede pengestrømme. Vi anbefaler, at du løbende holder øje med, hvordan de realiserede tal udvikler sig i forhold til budgettet, og hvis der er afvigelser, undersøger årsagerne til det. Mange bogføringssystemer giver mulighed for at indlægge budgetter, så der kan udskrive balancer med budgetafvigelser.

Hold orden – det er der penge i
Et ordentligt regnskabsmateriale er forudsætningen for at få et retvisende regnskab. Typiske bilag til den løbende bogføring er:

Salgsfakturaer

Købsfakturaer

Bankkontoudtog

Kasseopgørelser og kassebilag

Lønsedler

Dankortnotaer og andre bilag for udlæg

Herudover kan der være diverse kontrakter og aftaler, som medfører ind- eller udbetalinger i virksomheden. Sørg for at sortere bilag, så de er klar til bogføring. Mangelfuldt eller rodet materiale medfører ofte unødvendigt ekstraarbejde eller ekstraomkostninger